Thuyết minh & Hướng dẫn sử dụng

1. Giới thiệu hệ thống

X-Travel là phần mềm CRM quản lý công ty du lịch & lữ hành: bán hàng (booking), thu/chi, công nợ khách & NCC, điều hành tour đoàn, cổng cộng tác viên (CTV), báo cáo KPI/VAT, website marketing và portal tra cứu đơn cho khách.

Thuê bao 100.000đ/tháng — full tính năng (không phân gói, không giới hạn số user). Phần mềm cài trên hosting của công ty bạn; dữ liệu MySQL thuộc về bạn. Cấu hình công ty, SMTP, AI, Zalo qua giao diện Admin — không cần sửa code khi đổi domain.

Website công khai: trang chủ / (giới thiệu, tính năng, giá), ví dụ thực tế /vi-du-thuc-te, blog /blog, tra cứu đơn /tra-cuu-don, hướng dẫn /huong-dan-su-dung. CRM nội bộ: /login → /dashboard.

2. Vai trò người dùng

Production: đổi mật khẩu toàn bộ sale/CTV/admin ngay sau khi import dữ liệu. Không chạy db:seed demo trên môi trường thật.

3. Đăng nhập

1. Mở /login (hoặc nút «Đăng Nhập CRM» trên trang chủ).
2. Chọn tab phù hợp: Nhân viên Sale hoặc Cộng tác viên.
3. Nhập Số điện thoại và Mật khẩu → Đăng nhập.
4. CTV mới: đăng ký tại /ctv/register → Admin kích hoạt sau khi thu phí (nếu có).

4. Tổng quan Sale

Sau đăng nhập Sale/Admin vào /dashboard:

• Lọc kỳ (tháng / quý / năm): KPI và bảng chi tiết theo kỳ đang chọn.
• Booking: theo ngày tạo · doanh số gồm VAT · công nợ = còn nợ thực (khớp trang Booking).
• Tour: theo ngày khởi hành · KPI & bảng tách riêng, không lẫn Booking.
• Widget: nhắc thu, tour sắp đi, CTV chờ duyệt… (một số chỉ Admin).
• Truy cập nhanh: Lương Sale (bậc % theo DS · lương = LN × %). Báo cáo / Sổ quỹ chỉ Admin.

Thanh tìm kiếm trên header: gõ tên khách, mã đơn, tour, NCC → Enter.

5. Quy trình hàng ngày (Sale)

6. Quản lý đơn hàng

Đường dẫn: Sidebar → Quản lý Đơn hàng

6.1. Danh sách đơn

• Lọc theo trạng thái, sale (admin), chỉ đơn còn nợ, tìm theo tên khách/SĐT/mã đơn.
• Cột hiển thị: mã đơn, khách, dịch vụ, tổng gồm VAT, đã thu, còn nợ, badge VAT (0% / 8% / 10% / hỗn hợp).
• Sale chỉ mở/sửa đơn của mình; theo dõi công nợ và hoàn thành đơn trên Booking.

6.2. Tạo đơn mới

• Chọn khách hàng, tên dịch vụ, ngày đi/về.
• Thêm hạng mục từ Bảng giá chuẩn hoặc nhập tay (giá vốn, giá bán, VAT từng dòng).
• Trợ lý AI (nếu bật Gemini): dán nội dung chat Zalo → Bóc tách & tự điền form.

6.3. Chi tiết đơn (Quyết toán)

• Phiếu thu/chi: Ghi nhận khách trả tiền, chi NCC, chi hoa hồng CTV.
• Danh sách khách đi tour: Thêm từng người hoặc Bóc tách bằng AI từ danh sách lộn xộn.
• Xuất phiếu gửi khách: In/PDF phiếu xác nhận + VietQR (nếu còn nợ).
• Gán tour: Liên kết đơn với đoàn khởi hành.
• Trạng thái: pending → confirmed → success / cancelled.
• Nhật ký: Thay đổi đơn hiện ở cuối trang chi tiết đơn (ai · lúc nào · đổi gì).

7. Khách hàng

• Sale xem toàn bộ danh sách khách; cột chi tiêu / công nợ / số đơn trên list = đơn của mình.
• Lọc chỉ khách đang nợ, xuất CSV công nợ (cũng theo phạm vi đơn của mình nếu là Sale).
• Hồ sơ: tên, SĐT, email (Gmail nhắc thu), nguồn khách, sale phụ trách, MST & địa chỉ HĐ.
• Sửa hồ sơ: Sale chỉ sửa khi khách chưa có booking; đã có đơn thì khóa (Admin / ĐH / KT vẫn sửa được).
• Nút Zalo mở chat nhanh theo SĐT. Chi tiết khách: đơn trong phạm vi mình + nhắc thu tổng.

8. Công nợ & nhắc thu khách

Đường dẫn: Nhắc thu nợ

Tính năng chính

• Liệt kê đơn còn nợ khách (ưu tiên sắp/ quá hạn khởi hành), phân trang 30 đơn/trang.
• Lọc: sale, mức ưu tiên, chỉ đơn chưa nhắc.
• VietQR thu khách trên từng đơn (số tiền + nội dung CK).
• Nhắc qua Gmail: Copy nội dung / Mở Gmail soạn sẵn.
• Gửi SMTP: Gửi tự động qua mail server (cấu hình trong Cài đặt).
• Gửi SMTP hàng loạt: Gửi tất cả đơn trong bộ lọc (có email).
• Nhắc qua Zalo: Copy tin nhắn + Mở chat Zalo.
• Đánh dấu Đã nhắc khách / Gỡ đánh dấu. Tự gỡ khi khách trả đủ.

Cron 08:00 hàng ngày gửi email tự động + thông báo in-app nếu Admin bật «auto nhắc thu» trong Cài đặt Mail.

9. Chi NCC (Nhà cung cấp)

• Chi NCC còn nợ: Đơn còn phải trả KS, resort, xe… kèm VietQR chi (phân trang 30 đơn/trang).
• Gom theo NCC: Xem tổng nợ từng đối tác, xuất CSV.
• Gmail / SMTP nhắc NCC (tương tự nhắc thu khách).
• Nhà cung cấp: Danh bạ NCC, STK ngân hàng, email, biến thể giá.

10. Tour & điều hành

Form đoàn có 3 chế độ truy cập:

• full — Admin / Điều hành / Kế toán: sửa thông tin đoàn, chi phí NCC, tick HH CTV, tất toán quỹ khi hoàn thiện.
• own_guests — Sale: xem mọi đoàn; chỉ thêm/sửa khách walk-in của mình và in phiếu; không đụng thông tin tour, chi phí NCC, khách của sale khác.
• readonly — Tour đã duyệt quỹ: Sale chỉ xem / in, không lưu.

11. Cộng tác viên (CTV)

Phía Admin / Điều hành

• Quản lý CTV: Duyệt kích hoạt, theo dõi khách / doanh số / số đơn / HH đã nhận (phiếu CK) / HH treo — tách Booking & Tour. Không dùng bậc % Sale.
• CTV: báo Sale qua chat; Sale tạo đơn CRM và gắn CTV để theo dõi HH.

Cổng CTV (/ctv)

• Xem kho sản phẩm / combo marketing.
• Lên lịch đăng bài Facebook/Zalo.
• Gửi yêu cầu đặt tour cho Sale.
• AI viết bài + Chatbot tư vấn (khi bật Gemini).

12. Báo cáo thống kê

Menu Báo cáo thống kê, Công nợ NCC, Theo dõi hóa đơn, Sổ quỹ dành cho Admin / ĐH / KT — Sale không thấy để tránh lộ số liệu toàn công ty.

• KPI: doanh số gồm VAT (khớp Booking), thực thu, công nợ, lợi nhuận; tour theo ngày khởi hành.
• Export CSV: công nợ, tour, VAT.
• Sale theo dõi Booking / Tour trên Tổng quan Sale và danh sách đơn của mình.

13. Quản trị & lương

14. Portal khách hàng

• Tra cứu: /tra-cuu-don — nhập SĐT + mã đơn (vd. #00001).
• Phiếu xác nhận: Link có chữ ký số trong email (hết hạn ~6 tháng) — khách xem được VietQR, không cần login CRM.
• Sale vẫn in phiếu nội bộ tại chi tiết đơn → Xuất phiếu gửi khách.

15. Tính năng AI (Gemini)

Admin cấu hình API key tại Cài đặt → AI / Gemini.

16. Câu hỏi thường gặp